VIS står för verksamhetens informationssystem och är en gemensam lagringsyta för våra dokument. Det består av olika delar där flera användare kan arbeta med samma dokument och se flödet. Allt loggas och versioner sparas. En grundregel är att vi skapar, redigera och lagrar dokument i VIS men presenterar dem på andra ställen, exempelvis ledningssystemet.
Dokumentstyrning
Vi har en tydlig dokumentstyrning för att skapa en sammanhållen och enhetlig struktur för våra dokument med syfte att:
- Beskriva vilka typer av dokument som ska användas för att säkerställa styrning, planering, genomförande och uppföljning av verksamheten.
- Ange ansvar och beslutnivåer för styrande dokument.
- Tydliggöra hur dokument ska upprättas, utformas, granskas, fastställas, publiceras, gallras eller arkiveras.
- Säkerställa att dokument är tillgängliga, aktuella och spårbara.
- Ha en enhetlig utformning och följa vår grafiska profil.
VIS olika delar
Dokument+
Här finns senaste versionen av allt godkänt/publicerat material som du har behörighet att se, det finns olika informationsklasser som styr. Fritextsök eller filtrera för att hitta dokument, personer, media och länkar.
Samarbeta
Skapa, redigera och kommunicera kring dokument samt information enskilt eller i samarbeta med andra i behörighetsskyddade producentplatser (arbetsrum).
Min sida
Alla anställda har en personlig sida med basinformation som hämtas från interna registret, bland annat: organisationstillhörighet och mejladress. Övrig information kan användaren själv lägga till. Informationen är sökbar på Dokument+.
Hjälp
I VIS finns en hjälpfunktion för att se steg-för-steg-instruktioner, hjälpfilmer och länkar till viktiga dokument.
Utveckling
VIS bygger på SharePOint 2016 och har utvecklats av Region Norrbotten i samarbete med Sogeti.