Region Norrbotten har ett antal applikationer som tillhör förvaltningsobjektet ekonomi. Nedan finns en kort beskrivning av dessa system.
Attest
Avir
E_biff
BasWare
Levis
Objektdatabas NLL
Prut32
Raindance
I attestdatabasen finns all information om landstingets attestanter. I attest kan man se vem som är utsedd som attestant och på vilket kostnadsställe och vilken/vilka roller som personen tilldelats. Man får snabbt en överblick över vem som har rätt att attestera på ett visst kostnadsställe och dessutom kan man titta på en viss person och få veta vilka kostnadsställen som den personen har rätt att attestera.
I attestdatabasen har man möjlighet att sätta tidsgränser på attesträttigheterna och uppdatering av Basware IP sker med viss automatik. All historik vad gäller attestanterna sparas och det går alltid att se vilka som hade attesträttigheter ett visst datum. Begäran av nya användare till systemet för elektronisk fakturahantering sker via denna applikation.
Attest är en webbapplikation som alla inom Norrbottens läns landsting når via intranätet Insidan.
Avir är Norrbottens läns landstings system för hantering av ersättning till privata vårdgivare. Avir är utvecklat i syfte att effektivisera hanteringen av ersättningarna till privata vårdgivare både hos landstinget och hos avtalsparten.
Regelverket omkring ersättningarna är relativt komplexa och det var en tidsödande uppgift att kontrollera och räkna kvittona manuellt. Genom att istället importera kvittofiler och därefter låta Avir göra kontroller enligt regelverket så får man både bättre kvalitet och förkortade handläggningstider. För avtalsparter som inte kan presentera kvitton i elektronisk form så kan man arbeta på samlingsräkningsnivå och ändå ha en mängd automatiska kontrollfunktioner och full avräkningslogik.
Integrationfil skapas till ekonomisystemet varifrån utbetalningen till de privata vårdgivarna administreras. Det finns full spårbarhet från en viss utbetalning i ekonomisystemet ända ner på enskilda kvitton i AVIR. Uppgift på vem som gjort vad och när finns ner på kvittonivå.
E_biff är en webbapplikation som Norrbottens läns landsting använder för elektroniska bokföringsordrar samt interna och externa kundfakturor.
Syftet med denna applikation är att minska dubbelregistreringen inom landstinget. Tidigare upprättades underlag (i excel eller manuellt) för t.ex. bokföringsordrar och externfakturor ute på enheterna.
Dessa underlag skickades sedan till landstingets administrativa enheti Boden för inregistrering i ekonomisystemet. Detta medförde förutom dubbelregistrering långa ledtider för t´.ex. postgången. Nu upprättas exempelvis bokföringsordern direkt i e_biff och granskas sedan av Administrativ service innan överföring sker till ekonomisystemet, detta sker normalt sett samma dag som underlaget registrerats.
Då en intern faktura upprättas i E_biff så skickas den först över till vårt system för elektronisk fakturahantering (Basware IP) för attest av kostnaden, där hanteras den som en helt vanlig leverantörsfaktura. När fakturan är attesterad kommer den tillbaka till e_biff där kostnaden och intäkten läggs ihop och internfakturan läses in i ekonomisystemet som en bokföringsorder.
Integration sker dagligen med ekonomisystemet.
Region Norrbotten hanterar alla sina leverantörsfakturor elektroniskt i BasWare IP. Vi har valt att själva scanna in alla leverantörsfakturor och det sköts av vår administrativa enhet Administrativ Service i Boden. Norrbottens läns landsting har ca. 140 000 leverantörsfakturor per år och ungefär 1 450 attestanter.
Som scanningsprogram använder vi ReadSofts produkt INVOICES och all skanning sker inhouse.
Vi jobbar nu med nästa steg, dvs att öka andelen elektroniska fakturor in till oss, för att få så stor andel elektroniska fakturor som möjligt så har vi flera olika vägar in för e-fakturorna. Ni kan läsa mer om detta här.
Här kan du läsa mer om elektronisk fakturahantering och hur det fungerar inom NLL.
Levis är en webbapplikation som landstinget använder för sökning av leverantörsfakturor som också finns tillgänglig via landstingets intranät Insidan.
Här kan man leta efter alla landstingets leverantörsfakturor (både interna och externa). Urval går att göra på t.ex. leverantör, fakturadatum eller konteringsinformation. Vid detaljvisning av fakturan kan man förutom fakturabilden även se den tillhörande flödesloggen och hur fakturan är konterad.
Objektdatabas NLL
Objektsdatabasen är en webbapplikation där underhåll och uppdatering av landstingets kod och kontoplan sker, systemet fungerar som master och uppgifterna förs bland annat över till ekonomisystemet Raindance.
Syftet med objektsdatabasen är:
- Användare ute i organisationen få konteringshjälp, bl a genom möjligheten att söka reda på rätt konto med hjälp av nyckelord.
- Alla begäran om nyupplägg av koddelar eller ändringar av befintliga koddelar skall skötas via objektsdatabasen. Vilket ger oss full historik på alla ändringar som skett och kan även kolla hur organisationen såg ut vid ett visst datum.
- Objektsdatabasen är även en del av vår dokumentation av redovisningssystemet och innehåller även beskrivning av de olika koddelarna.
Prut32 är Norrbottens läns landstings budgetsystem där man kan hantera såväl omkostnads- som personalbudget och lönetillägg. Alla enheter upprättar sin budget i detta system.
Syftet är att budgetsystemet skall användas aktivt under budgetåret och att alla förändringar, omdisponeringar och tilläggsanslag ska läggas in här för att löpande integreras till ekonomisystemet. Integrering till ekonomisystemet sker på ett enkelt och smidigt sätt.
Detta ingår i Prut32:
 |
Möjligt att lägga in fastställda ramar för att kunna göra avräkning mot inlagd budget. |
|
Personalbudgeten läggs på befattningsnivå och månadslön varpå semesterdagstillägg, personalförsäkringsavgifter och konton skapas automatiskt. |
|
Simuleringsmöjligheter och möjlighet att göra procentuella förändringar på kontonivå. |
|
Nytt från 2004 är att man har möjlighet att periodisera budgeten på radnivå, detta så att man kan anpassa budgeten efter verkligheten. Dvs de avdelningar som har stängt på sommaren har då inte heller några intäkter. |
|
Uppsummeringsfunktion finns på kostnadsställe- , basenhets- och divisionsnivå, vilket gör det enkelt att se vad och hur mycket som är budgeterat på respektive utgifts-/intäktsslag. |
Raindance
Norrbottens läns landsting använder Raindance som ekonomisystem, leverantör av systemet är Logica. Raindance är ett moduluppbyggt ekonomisystem och vi använder oss främst av classicdelarna. Vi kör förutom EK-delen även leverantörsreskontran, kundreskontran (inkl. stående fakturering) och anläggningsregistret.
Under 2004 har vi gått igång med utdataplattformen till Raindance. Utdataplattformen innebär att laddningen av datalagret kommer att ske med automatik från raindance i samband med att backupen tas. Detta kommer att innebära att vi endast har en dags eftersläpning mellan landstingets datalager och Raindance.
2006 bytte landstinget plattform för Raindance. Vi körde tidigare ekonomisystemet på en Unix-server med HP-UX men kör det numer på Linux. Plattformsbytet har lett till prestandaförbättringar och lägre driftskostnader.
Under våren 2009 går landstinget igång med Budget & Prognosmodulen i raindance och kommer att jobba med sina prognoser där. Prognoser kommer att läggas först och främst av ekonomerna men även av användare ute i verksamheten.
Från 2012 sker även beställning av läkemedel via Raindance portalen.